5 eenvoudige dingen die VA’s (virtuele assistenten) van werkgevers verwachten

Hoewel virtuele assistenten het verborgen wapen zijn dat de meeste online ondernemers gebruiken om hun bedrijf en productiviteit op te schalen, kan het wervingsproces de effectiviteit van een virtuele assistent sterk verminderen of maximaliseren.

Ik ga uit ervaring delen wat virtuele assistenten werkgevers wensen te doen tijdens het wervings- en onboardingproces. Deze kleine dingen zullen, als ze worden ingevoerd, ervoor zorgen dat uw verwachtingen en die van uw virtuele assistent op één lijn worden gebracht op een manier die de productiviteit bevordert.

U zult niet gefrustreerd raken omdat uw virtuele assistent alle toegewezen taken op uw gewenste manier en stijl zal uitvoeren. Het zal zijn alsof jij degene bent die het doet, omdat je systemen hebt gemaakt om jezelf te repliceren in je virtuele assistent.

Dit is waar een virtuele assistent naar verlangt…

…dat hij een stappenplan, of training, zal vinden om uw verwachtingen te lezen en alle gedelegeerde activiteiten op dezelfde manier uit te voeren als u het zou hebben gedaan. Weet u waarom? Het is omdat de grootste angst van een virtuele assistent is om je in de steek te laten.

Er is niets vreselijker voor een virtuele assistent dan betaald worden voor een baan en vervolgens niet leveren. Niets is angstaanjagender dan te beseffen dat ze verkeerd hebben gewerkt en resultaten hebben opgeleverd die anders zijn dan wat u in gedachten had, waardoor u en andere klanten zich teleurgesteld voelen.

Virtuele assistenten steken hun energie in om hun werk op afstand optimaliseren en leer elke digitale vaardigheid die nodig is voor het werk, om vervolgens te worstelen met het voldoen aan de verwachtingen van de werkgever, omdat het onboardingproces geen idee bevat over hoe de werkgever dingen gedaan wil hebben, alleen informatie over wat er moet gebeuren.

Dus de virtuele assistent (VA) klaart de klus, maar de werkgever is niet tevreden, omdat de VA het beter had kunnen doen, het op zijn manier had kunnen doen.

En daarom willen slimme VA’s communiceren over de te nemen stappen om dit hiaat in de verwachtingen weg te werken. Dat deel ik in dit bericht.

5 eenvoudige dingen die VA's (virtuele assistenten) van werkgevers verwachten

5 dingen die virtuele assistenten willen dat werkgevers doen als ze iemand aannemen

Dit zijn de dingen die de meeste virtuele assistenten werkgevers graag willen vertellen, maar niet doen. Ze worstelen liever in het donker om aan uw verwachtingen te voldoen. Als slimme ondernemer weet je nu wel beter.

Je weet deze tips onder de knie te krijgen hoe een virtuele assistent in te hurenleg uw verwachtingen duidelijk op uw VA af met wat ik hieronder zal delen, en kijk hoe ze die taken uitvoeren zoals u het zou hebben gedaan.

Alleen dan profiteert u van de echte voordelen van het inhuren van een virtuele assistent: verdubbelde productiviteit, meer tijd voor uzelf, gemoedsrust, schaalvergroting van uw bedrijf en uiteindelijk meer omzet. Kun je niet wachten? Laten we eens kijken wat virtuele assistenten aan werkgevers willen communiceren.

1. Virtuele assistenten wensen een op het scherm opgenomen walkthrough van alle toegewezen taken

Er is geen betere manier voor uw virtuele assistent om te begrijpen hoe u dingen gedaan wilt hebben dan te kijken hoe u het doet.

Door die taken zelf uit te voeren in een videoschermopname, weten uw virtuele assistenten niet alleen stap voor stap wat ze moeten doen, maar kunnen ze ook zien hoe u het doet. Dit is erg belangrijk omdat je waarschijnlijk een beetje voorkeur hebt voor de tools en methoden die worden gebruikt bij het uitvoeren van die taken.

Ik begrijp dat de meeste mensen een geschreven trainingshandleiding, een Standard Operating Procedure (SOP), gebruiken om hun VA’s uit te leggen wat ze moeten doen. Als virtuele assistent vind ik SOP’s veel minder nuttig dan een op het scherm opgenomen walkthrough van taken.

De meeste VA’s doen dat omdat de meeste mensen beter leren met video’s dan met tekst. U kunt een gratis schermopname voor uw VA maken met behulp van Screencast-o-Matic.

Vervolgens geeft u uw virtuele assistent een link naar alle op het scherm opgenomen video’s van u die deze taken uitvoert. Je VA’s zullen zich op hun gemak voelen omdat ze altijd naar die video’s kunnen verwijzen wanneer ze zich op een krappe plek bevinden.

Als u dit alleen doet, wordt het onboardingproces van uw VA versneld en krijgen ze de baan sneller onder de knie. Dit is een onuitgesproken zorg van virtuele assistenten.

2. VA’s willen een duidelijke specificatie van alle uitbestede taken

De meeste eigenaren van online bedrijven hebben een groeiniveau in hun bedrijf bereikt dat ze overweldigd raken door de dagelijkse activiteiten.

Dit is een welkome fase voor een bedrijf, omdat het betekent dat je het punt hebt bereikt waarop je bedrijf opschaalt van een eenmansshow naar het leiden van een team.

Het enige probleem is nu dat ze, in die staat van overweldiging, een virtuele assistent inhuren, hun bedrijf introduceren en ze gewoon vertellen dat ze moeten helpen.

Meehelpen is een vage functieomschrijving. Er zijn geen duidelijke verwachtingen. Uw virtuele assistent zou zoveel mogelijk doen en u zou niet weten hoe “klaar” eruit ziet.

VA’s geven er de voorkeur aan dat je alle dingen opsomt die ze voor je laten doen. Op die manier kunnen ze de checklist van alle voltooide taken markeren, en zowel jij als je VA zullen een gevoel van voldoening en vooruitgang hebben.

VA's willen een duidelijke specificatie van alle uitbestede taken

3. Gebruik een projectmanagementtool om communicatie en workflow te stroomlijnen

Een manier om de communicatie en workflow van uw externe team efficiënt te beheren, is door een projectbeheertool te gebruiken.

Met een projectbeheertool kunnen uw virtuele assistent en andere externe teamleden de voortgang van alle lopende taken volgen, en u kunt ook uw virtuele assistent taggen en communiceren.

Dit is veel beter dan het gebruik van alleen lange e-mailthreads voor communicatie, omdat het veel heen en weer communicatie met uw VA zal verminderen. Er zijn verschillende tools voor projectbeheer om te gebruiken, zoals: Trello en asana.

4. VA’s willen geen toegang tot elk onderdeel van uw bedrijf

Sommige onethische virtuele assistenten en teamleden met onrechtmatige toegang tot het bedrijf van een werkgever gaan achter de rug van hun werkgever om om hun klanten te stelen.

Online ondernemers kunnen dit inperken door alleen toegang te geven tot delen van de onderneming die een virtuele assistent op dit moment nodig heeft.

Het is gemakkelijker om uw VA een wachtwoord en e-mail met volledige toestemming aan uw online bedrijf te geven en hen te vragen aan het werk te gaan. Het is echter slimmer om machtigingen en toegangsniveaus te maken wanneer u dit doet.

Ethische virtuele assistenten geven er de voorkeur aan dat u passende beperkingen oplegt, zodat ze alleen kunnen werken aan de onderdelen van uw bedrijf die hen aangaan. Hiermee is er geen geval van verraad.

5. Virtuele assistenten willen uw eerlijke feedback over het werk

In de vroege stadia van onboarding willen virtuele assistenten in ieder geval uw oprechte mening over hoe ze hebben gepresteerd. Ze hebben het nodig zodat ze hun prestaties in de kortst mogelijke tijd kunnen afstemmen op uw verwachtingen.

Door hen te laten weten wat ze beter hadden kunnen doen, in combinatie met de op het scherm opgenomen training van alle taken in de functieomschrijving van uw VA, kan uw VA zijn taken precies uitvoeren zoals u dat wilt.

Niemand zal de soepele overgang van activiteiten tussen u en uw virtuele assistent opmerken, omdat het lijkt alsof u nog steeds degene bent die deze activiteiten uitvoert.

Voor buitenstaanders en klanten lijkt uw online bedrijf 24/7 op zo’n vloeiende manier te draaien, bijna alsof u overal tegelijkertijd bent. Alleen jij zou weten dat je een krachtig geheim hebt van de meest succesvolle ondernemers: virtuele assistenten.

Dingen die virtuele assistenten van werkgevers verwachten

Dingen die virtuele assistenten van werkgevers verwachten

De overwegingen voor werken op afstand zijn de afgelopen jaren veranderd, waardoor de opkomst van virtuele assistenten is ontstaan. Hier zijn enkele dingen die virtuele assistenten van werkgevers verwachten tijdens het wervingsproces:

  • Virtuele assistenten wensen een op het scherm opgenomen walkthrough van alle toegewezen taken.
  • VA’s willen een duidelijke specificatie van alle uitbestede taken.
  • Gebruik een projectmanagementtool om de communicatie en workflow te stroomlijnen.
  • VA’s willen geen toegang tot elk onderdeel van uw bedrijf.
  • Virtuele assistenten willen uw eerlijke feedback over het werk.

Gewapend met deze kennis die virtuele assistenten u willen laten weten, staat u op het punt om de volledige kracht van een VA maximaal te benutten voor uw online bedrijf. Proost op een hogere productiviteit en een verbeterde relatie met uw virtuele assistent.